Comment rédiger un rapport ? Les règles essentielles

Qu’est-ce qu’un rapport ?

Il peut prendre une forme orale ou écrite et s’adresse généralement à des supérieurs hiérarchiques, des clients, des institutions, des investisseurs ou des organismes de contrôle.

L’objectif principal d’un rapport est de transmettre des informations précises sur un problème, un processus ou un événement donné. Un rapport peut notamment servir à :

• faire le bilan d’actions menées,
• présenter les résultats d’une étude,
• analyser des données,
• évaluer une situation,
• mettre en évidence des irrégularités,
• présenter des recommandations,
• suivre l’avancement des travaux,
• documenter le déroulement d’un projet.

En pratique, le rapport remplit avant tout une fonction informative et décisionnelle : il permet au destinataire de tirer des conclusions et de prendre les mesures appropriées.

Quelles sont les qualités d’un bon rapport ?

Quel que soit son type, un rapport doit répondre à plusieurs exigences fondamentales.

• Précision – le rapport doit contenir uniquement des informations concrètes en lien avec le sujet traité. Il faut éviter les formulations ambiguës et les généralités.
• Pertinence – le contenu doit être concis, logique et structuré, et chaque information doit être justifiée et découler des données disponibles.
• Objectivité – le rapport ne doit pas reposer sur les opinions personnelles de son auteur. Les conclusions doivent découler de faits, d’analyses ou de résultats d’études.
• Cohérence – le document doit conserver une structure, un style et un mode de présentation homogènes.
• Lisibilité – un rapport bien préparé permet de trouver rapidement les informations essentielles, notamment grâce à une table des matières, des titres et des chapitres.
• Exactitude linguistique et factuelle – le rapport doit être exempt d’erreurs de langue, de style et de faits. Des données erronées ou des conclusions imprécises peuvent conduire à de mauvaises décisions.

Comment rédiger un rapport ?

La préparation d’un rapport nécessite de structurer les informations, d’adopter une organisation adaptée et de présenter les données de manière claire et objective.

1. Définir le sujet et l’objectif du rapport – il faut commencer par déterminer le thème du rapport, le problème analysé, sa raison d’être et son public. Cela définit à la fois le niveau de détail des informations et le langage du document.
2. Collecter et organiser les données – le rapport doit s’appuyer sur des sources fiables et des données concrètes. Il peut s’agir notamment de résultats d’études, de statistiques, de données financières ou d’observations. À cette étape, il faut également sélectionner les informations les plus importantes et écarter les données inutiles ou sans rapport avec le sujet.
3. Élaborer la structure du rapport – avant de commencer la rédaction, il est conseillé de créer un plan et de diviser le document en sections thématiques. Le rapport sera ainsi logique et facile à consulter.
4. Rédiger le contenu du rapport – le document doit présenter les faits, expliquer les liens entre les éléments, présenter les données et conduire à des conclusions concrètes. Les rapports utilisent souvent des tableaux, des graphiques ou des diagrammes.
5. Soigner la mise en forme – le rapport doit avoir une présentation claire qui facilite la lecture. Il est recommandé d’utiliser des titres et des chapitres, des listes à puces ou numérotées, ainsi que de mettre en évidence les informations essentielles. On utilise généralement des polices avec ou sans empattement, en corps 11 ou 12, ainsi qu’un interligne de 1,15 à 1,5.
6. Formuler les conclusions et les recommandations – la dernière partie du rapport doit résumer les principaux enseignements. Lorsque la nature du document le justifie, il est possible d’ajouter des recommandations, des propositions de changement ou une évaluation des risques.
7. Relire et vérifier le rapport – avant de transmettre le document, il faut vérifier l’exactitude des données, la cohérence des conclusions avec l’analyse, la cohérence de la rédaction, l’exhaustivité des sources, ainsi que la qualité linguistique et technique.

Quelle structure adopter pour un rapport ?

Tout dépend du type de rapport, mais la structure la plus polyvalente est la suivante :

1. Page de titre – elle contient les informations essentielles permettant d’identifier le rapport, comme son titre, son auteur, son destinataire si nécessaire, ainsi que la date et le lieu de préparation du document.
2. Résumé – une présentation synthétique des informations, résultats et conclusions les plus importants.
3. Table des matières – une liste structurée des chapitres et sous-chapitres avec les numéros de page.
4. Introduction – une présentation du sujet du rapport, de son contexte, du périmètre de l’analyse et des principales hypothèses méthodologiques.
5. Développement – la partie centrale du rapport, qui comprend la description du problème, l’analyse des données, le déroulement de l’étude ou des événements, ainsi que leurs conséquences et leur interprétation.
6. Conclusions – une synthèse découlant directement de l’analyse menée.
7. Recommandations – les actions, solutions ou prochaines étapes proposées.
8. Bibliographie – la liste de toutes les sources utilisées pour élaborer le rapport.
9. Annexes – les documents complémentaires au rapport, par exemple des résultats d’étude détaillés, une documentation technique ou d’autres sources trop volumineuses pour être intégrées à la partie principale.

Les différents types de rapports

On peut distinguer plusieurs types de rapports, selon leur objectif, leurs caractéristiques ou les variables étudiées. Les rapports peuvent ainsi être classés selon :

La longueur du rapport :

• court (synthétique) – jusqu’à 10 pages, avec des informations concises et claires ;
• long (détaillé) – plus de 10 pages, avec une analyse approfondie du problème et un volume de données plus important.

Le contenu du rapport :

• informatif – il présente des faits et des données ;
• analytique – il contient une interprétation des données et des conclusions ;
• scientifique – il repose sur des recherches et une méthodologie scientifique ;
• technique – il porte sur des questions techniques ou technologiques ;
• financier – il présente des données financières et économiques ;
• périodique – il est réalisé régulièrement, par exemple chaque semaine ou chaque trimestre.

L’objectif du rapport : un rapport peut par exemple être de contrôle, marketing, commercial, d’incident, d’étude ou d’audit.

Exemple de rapport

Voici un exemple de rapport sous forme simplifiée et synthétique.